Como utilizar los subtotales en Excel
Con Excel es
posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una
base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para así identificar
la suma de sus valores.
Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus
respectivas ventas. Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera
que Excel puede calcular cuánto vendió cada trabajador, ya sea de un producto
determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por productos de tal
forma que Excel pueda calcular cuánto se vendió de cada producto y cuánto
vendió cada empleado.
Supongamos la siguiente tabla:
El primer paso es ordenar los datos según el criterio que
queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los
vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de productos si es la
que queremos agrupar y subtotalizar.
En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada
empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los
vendedores.
Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y
en la opción “Datos de la barra de tarea de Excel, ubicamos la opción
“Subtotal”: Allí seleccionamos la opción Vendedor y Ventas como aparece en la
siguiente imagen
Este un ejemplo muy sencillo que muestra las bondades de los subtotales en Excel,
ya que nos presenta un esquema gráfico de fácil comprensión.
Laura Fauquet, Elisabeth Blanco
CFGS1 Administración y finanzas
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